Som vedtaget på GF den 18/3-2024
§ 1. Navn og hjemsted
Foreningen Hvidovre Triatlon Klub er stiftet den 1. september 2015 og har hjemsted i Hvidovre kommune. Foreningen er tilsluttet Dansk Triatlon Forbund under Danmarks Idræts-Forbund (DIF) og er underlagt disses love og bestemmelser.
§ 2. Formål
Foreningens formål er at dyrke triatlon og med udgangspunkt i fællesskabet og det sociale liv i klubben at udbrede kendskabet til denne idræt. Det er endvidere foreningens formål at udvikle medlemmernes lyst til at engagere sig og tage et medansvar i foreningen.
§ 3. Medlemskab
Som aktivt medlem kan optages enhver der ønsker at dyrke triatlon og bidrage til det gode klubliv. Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægt og leve op til foreningens formålsbestemmelse. Endeligt afslag på medlemskab af foreningen skal efter anmodning fra den, der ønsker medlemskab, forlægges generalforsamlingen.
Som aktivt medlem kan optages enhver, der er fyldt 14år.
Medlemskabet er gældende i 12. måneder, ca. 14 dage før de 12 måneder udløber, modtager du en sms eller mail hvor på at vi informerer dig om vi automatisk trækker kontingent for de næste 12 måneder.
§ 4. Indmeldelse
Indmeldelse skal ske via vores klubmodul. For medlemmer under 18 år skal vi bede om skriftlig tillades fra forældre eller værge.
§ 5. Udmeldelse
Udmeldelse kan ske via vores klubmodul eller ved at sende en mail til forretningsudvalget@hvtri.dk med en måneds varsel til udgangen af en kontingentperiode. I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles.
§ 6. Kontigent
Kontigentet fastsættes af generalforsamlingen. Indbetalingsterminer og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen.
§ 7. Restance
Kontigentet skal være betalt inden udgangen af forfaldsmåneden.
§ 8. Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller permanent (eksklusion), såfremt vedkommende handler til skade for foreningen, eller såfremt vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. I sager om udelukkelse har medlemmet krav på at blive hørt, inden bestyrelsen træffer sin afgørelse. I sager om eksklusion har medlemmet desuden krav på, at sagen afgøres på førstkommende generalforsamling, og at sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt. En generalforsamlings beslutning om eksklusion kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægt.
§ 9. Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes én gang årligt inden udgangen af marts måned.
Indkaldelse med angivelse af dagsorden og indkomne forslag skal finde sted med fire ugers varsel ved udsendelse til medlemmernes mail.
Forslag, som ønskes behandlet på den ordinære generalforsamling skal være indsendt skriftligt til bestyrelsen senest to uger før generalforsamlingens afholdelse.
Er der indkommet forslag, fremsendes disse til medlemmerne sammen med dagsorden og det reviderede regnskab sådan, at dette er medlemmerne i hænde senest en uge før generalforsamlingen.
Adgang til generalforsamlingen har alle foreningens medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde.
Alle foreningens medlemmer, der er fyldt 15 år ikke skylder kontingent og derudover i mindst én måned har været medlem af foreningen, har stemmeret på generalforsamlingen. Hvert medlem under 15 år, kan overdrage deltagelsen og stemmeretten til en forælder eller værge.
Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde. En rettidig indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal.
§ 10. Dagsorden
Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
1) Valg af dirigent og referent
2) Bestyrelsens beretning for det forløbne år
3) Forelæggelse af årsrapport (inkl. revideret regnskab) for det forløbne år til godkendelse
4) Forelæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det kommende år til godkendelse
5) Fastsættelse af kontingent
6) Behandling af indkomne forslag
7) Valg af formand (i lige år)
8) Valg af kasserer (i ulige år)
9) Valg af sekretær (i ulige år)
10) Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer
12) Valg af revisor
13) Eventuelt
§ 11. Generalforsamlingens ledelse
Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved almindeligt flertal. Dog kræver vedtægtsændringer og beslutning om foreningens opløsning kvalificeret flertal, jf. §§ 17 og 18. Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt fem medlemmer forlanger det. Ved personvalg dog på forlangende. Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten.
§ 12. Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når mindst en femtedel af foreningens stemmeberettigede medlemmer skriftligt over for bestyrelsen fremsætter ønske herom med en angivelse af det emne, som ønskes behandlet. Generalforsamlingen skal afholdes senest fire uger efter begæringens modtagelse. For så vidt angår krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
§ 13. Bestyrelsen
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver.
Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når mindst 3 af dens medlemmer, herunder formanden eller næstformanden, er til stede. Over bestyrelsens forhandlinger føres en protokol.
De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til vedtægten.
Bestyrelsen består af en formand, en kasserer, en sekretær og yderligere 1 til 4 medlemmer og vælges for to år ad gangen på den ordinære generalforsamling.
Formanden og op til 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige år, medens kassereren, sekretæren og op til 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år.
Valgbare til bestyrelsen er medlemmer, der er fyldt 15 år og har stemmeret, jf. § 9.
Formanden, kasser og mindst 2 øvrige bestyrelsesmedlemmer skal være fyldt 18 år.
§ 14. Regnskab
Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Bestyrelsen skal inden den 1. februar afgive årsrapport for det foregående år til revisoren. Årsrapporten forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse og skal være forsynet med revisorens påtegning og underskrift. Årsrapport udsendes til foreningens medlemmer sammen med indkaldelsen til den ordinære generalforsamling.
§ 15. Revision
På den ordinære generalforsamling vælges for et år ad gangen en revisor og en evt. revisorsuppleant. Revisoren skal hvert år i februar gennemgå årsrapporten og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning. Revisoren har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
§ 16. Tegning og hæftelse
Foreningen tegnes af formanden og to bestyrelsesmedlemmer, dog ikke bestyrelsesmedlemmer under 18 år. Ved økonomiske dispositioner hos udvalgene, som er over 5.000 kr. og ej godkendt i budgettet kræves godkendelse af bestyrelsen. Ligeledes skal lånoptagelse godkendes af generalforsamlingen. Der påhviler ikke foreningens bestyrelse eller medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen.
§ 17. Vedtægtsændringer
Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget.
§ 18. Opløsning
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun tages på en i dette øjemed særligt indkaldt ekstraordinær generalforsamling.
For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst to tredjedele af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede.
For at forslaget kan vedtages, kræves, at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget.
Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer der er til stede.
På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke almennyttige/almenvelgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre, skal tilgå.